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Liebe Kollegen,
wie verbindet Ihr bei der pflichtgemäßen eMail-Archivierung GoBD und DSGVO? Folgende Fälle finde ich problematisch:
- Spam-Mails, aber auch echte Werbung
werden bei automatischer eMail-Archivierung mit gespeichert, gehören aber nicht zu steuerrelevanten Unterlagen.
- Sehr private bis brisante Inhalte vor oder in beruflichen Mails
Zu den meisten meiner Kunden habe ich ein nettes Verhältnis und es ist in diesem Zusammenhang ei... See more Liebe Kollegen,
wie verbindet Ihr bei der pflichtgemäßen eMail-Archivierung GoBD und DSGVO? Folgende Fälle finde ich problematisch:
- Spam-Mails, aber auch echte Werbung
werden bei automatischer eMail-Archivierung mit gespeichert, gehören aber nicht zu steuerrelevanten Unterlagen.
- Sehr private bis brisante Inhalte vor oder in beruflichen Mails
Zu den meisten meiner Kunden habe ich ein nettes Verhältnis und es ist in diesem Zusammenhang ein „Problem“. Ich werde über viele private (und mitunter sehr private und seeehr intime) Inhalte ins Vertrauen gezogen. Es gehen eMails privaten inhalts zwischen uns hin und her, die dann eine Kaskade/einen Baum bilden, und nach der 5 oder 6 kommt dann der lapidare Satz „ach ja, und anbei noch was für Dich“. Gemeint ist eine Datei, die ich übersetzen soll. Eine automatische Speicherung nach GobD speichert ja den ganzen Baum, von dem nach DSGVO nichts gespeichert werden dürfte und der nur in einem einzigen Satz beruflich relevant ist. Händisch zu speichern ist wiederum nicht unproblematisch.
Andersherum nutzen Kunden eine berufliche Mails, um mir Dinge mitzuteilen, die nichts mit dem Auftrag zu tun haben (Fotos des neugeborenen Enkelkindes, Scheidung ...)
Was tut Ihr in einem solchen Fall?
Und bevor Ihr den verständlichen Einwand erhebt, ich solle meine Kunden gefälligst dazu erziehen, so etwas nicht zu tun und meine private Mail-Adresse zu nutzen: Das habe ich 30 Jahre lang versucht, das fruchtet nicht. Die nächste eMail wird an die Adresse geschickt, die als letzte in der Autovervollständigung war oder noch in der Kopierfunktion und es ist eben meistens die berufliche. Sie gucken gar nicht erst, an welche Adresse das geschickt wird. Der erste Kontakt in Verbindung mit meinem Namen ist dran. Abgesehen davon finden die Kunden die Bitte, darauf zu achten, säuberlich zu trennen, umständlich, nervig, zickig … und nehmen es einem recht übel. (Ich frage mich nebenbei, wie diese Kunden selbst ihre Mails archivieren, denn sie müssen das gleiche Problem haben, dass da Dinge vermischt werden, die nicht vermischt werden dürfen.)
- Fast leere oder leere eMails
Ein Klassiker sind Texte wie „anbei wie immer“, „Für Dich wieder mal“ – ohne weiteren Text, ohne aussagekräftige Betreffzeile, ohne Grußwort, ohne Unterschrift und in einigen Fällen ohne Signatur, wenn vom Handy aus. Durchsuchbar ist das ja kaum, vor allem wenn ein Kunde seit Jahrzehnten alle eMails so verfasst. Auch da: Erziehungsversuche sind sinnlos.
Eine Auftragsbestätigung als Antwort mögen viele nicht, sehen das als kleinkariert und zu förmlich, sind schnell beleidigt und wollen meistens nicht begreifen, dass man sich damit selbst schützen will, indem man alles richtig macht. Und Kunden verlieren möchte man auch nicht (wie ich es bei einer Kollegin erlebt habe, die die Dinge auch so sah wie ich). Auch erlebt: Die Bitte, so etwas Förmliches bitte zu lassen, es würde nur Mehrarbeit verursachen.
Noch besser und sehr häufig: Die ganz leere eMail nach einem Anruf, nur der Anhang ist da oder der Text ist nur ein Kuss-Smiley oder ein Bild von der Bürokatze oder dem Enkelkind. Auch da: Dialog nutzlos.
- Private Mails anderer Natur und Karteileichen
Es kommt vor, dass eine Person, die meine e-Mail-Daten verlegt hat, mich googelt, um mich kontaktieren zu können (Vermieter, Handwerker, oder Personen mit einem ähnlichen "halbgeschäftlichen" Verhältnis, die aber nichts mit dem Beruf zu tun haben.)
Des Weiteren nehmen Unternehmen Kontakt mit mir auf, denen ich meine Kontaktdaten bewusst gegeben hatte, bevor es die Archivierungspflicht gab, als ich noch eine zentrale eMail für alle nicht ganz privaten Belange hatte. Solche eMails werden bei automatischer Archivierung ja auch gespeichert, was nicht sein dürfte.
Wie geht Ihr mit solchen Fällen um, um GoBD und DSGVO gleichermaßen zu erfüllen? Ich möchte wissen, was der beste Verarbeitungsweg hier ist.
Viele Grüße ▲ Collapse
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